Hvers vegna er þekkingarstjórnun að verða sífellt erfiðari?
Mörg fyrirtæki standa frammi fyrir eftirfarandi vandamálum: starfsmenn fara og taka reynslu sína með sér, yfirlit verkefna verða aðeins formsatriði, sömu vandamálin endurtaka sig ítrekað og ekki er hægt að endurtaka bestu starfsvenjur. Orsökin er sú að þekking er oft föst í einstökum huga, skjalageymslum og tölvupóstviðhengjum-aldrei tekin, tengd eða virkjuð í raun. Kjarnaáskorun þekkingarstjórnunar hefur aldrei verið val á tæknilegum verkfærum, heldur hvernig á að byggja upp kerfi sem gerir fólki kleift að leggja fúslega til, auðveldlega nálgast og stöðugt uppfæra þekkingu.
Fjórar kjarnavenjur í smáatriðum
1. Þekkingarfanga: Fyrsta skrefið frá þegjandi yfir í skýrt
Þögul þekking býr í hugum reyndra starfsmanna og erfitt er að koma því á framfæri og yfirfæra. Árangursrík þekkingaröflun krefst skipulegra aðferða til að útfæra hana. Ráðlagðar aðferðir eru ma:
· Yfirlit yfir verkefnið: Fylgdu fimm-þrepa ramma "Markmið - Niðurstöður - eyður - veldur - framförum"
· Sérfræðingaviðtöl: Notaðu mikilvæga atvikstækni til að afhjúpa-ákvarðanir í dæmigerðum atburðarásum
· Vinnuskrárskjöl: Leiðbeindu starfsmönnum að skrá ferlið við að meðhöndla ó-venjubundin vandamál
2. Þekkingarstofnun: Auðvelt að finna þekkingu
Fanguð þekking sem er geymd á óskipulagðan hátt er ekkert betri en stafrænt rusl. Markmið þekkingarskipulags er að bæta skilvirkni í sókn og skilningsgæði með flokkun, merkingu og tengingu. Ráðlagðar vinnubrögð:
· Koma á sameinuðu flokkunarkerfi: Flokkaðu eftir viðskiptasviði, aðgerðum, atburðarás eða vandamálategund
· Kynntu þekkingargrafatækni: Tengdu einingar og tengsl þannig að það að finna eitt stykki leiði til hóps tengdrar þekkingar
· Setja lýsigagnastaðla: Taktu með reiti eins og skapara, tengd verkefni, viðeigandi aðstæður og gildistíma
3. Þekkingarforrit: Innbyggt í verkflæði, ekki sjálfstætt
Stærsti misbrestur þekkingarstjórnunar er að byggja upp þekkingargrunn sem enginn notar. Árangursrík umsóknarstefna ýtir þekkingu inn í aðstæður þar sem vinnan á sér stað. Dæmigert notkunartilvik eru:
· Upphafsáfangi verkefnis: Ýttu á sögulega reynslu og gildruleiðbeiningar frá svipuðum verkefnum
· Þjónustudeild: Veittu þjónustufulltrúum strax lausnarsafn
· Nýr starfsmaður um borð: Flýttu hlutverkaaðlögun og færniöflun í gegnum þekkingargrunninn
4. Þekkingarendurnýjun: Viðhalda orku og mikilvægi
Þekking hefur líftíma. Úrelt þekking er ekki aðeins gagnslaus heldur getur hún einnig villt ákvarðanatöku-. Lykilaðgerðir til að byggja upp stöðugt endurnýjunarkerfi:
· Koma á reglulegu endurskoðunarkerfi: Gerðu skráningu þekkingareigna ársfjórðungslega eða hálfs árs-árlega
· Búa til endurgjöfarlykkjur: Leyfa notendum að gefa einkunn, gera athugasemdir við eða tilkynna villur í þekkingarfærslum
· Þekkja landamæramerki: Bættu við nýrri þekkingu og innsýn í þróun með fyrirbyggjandi eftirliti
Tilvikssvið: Æfa hjá tæknifyrirtæki
Vaxandi tæknifyrirtæki felldi þekkingarstjórnun inn í allt R&D ferli sitt. Eftir hverja endurtekningu gerðu þeir 15-mínútna „míkró-tilbakaskoðun“ og bjuggu til einnar-síðu samantekt á helstu niðurstöðum. Þeir byggðu einnig innri wiki þar sem hver sem er gat búið til eða bætt færslur. Sex mánuðum síðar jókst skilvirkni áhættumats áður en nýir eiginleikar voru opnaðir um 40% og endurteknum{10}göllum á lágu stigi minnkaði um 35%. Reynsla þeirra var dregin saman í slagorðinu: "Engar stórar kenningar - bara raunveruleg vandamál."
Lokaorð blaðsins
Lokamarkmið þekkingarstjórnunar er ekki að skjöl séu tæmandi, heldur gæði ákvarðana og skilvirkni aðgerða. Sérhver þekkingarflutningur er mögnun visku. Byrjaðu í dag, skoðaðu liðið þitt: Hvaða reynslu er enn óskráð? Hvaða upplýsingar eru áfram ótengdar? Hvaða innsýn er enn ónotuð? Láttu þekkingarstjórnun fara frá dálkahugtaki til daglegrar framkvæmdar.
Tilvitnun í tölublaðið:
"Ónotuð þekking er bara gögn; óprófuð reynsla er bara skoðun. Láttu þekkingu flæða til að verða hinn sanni grunnur að-ákvarðanatöku."